ВЕРСИЯ ДЛЯ СЛАБОВИДЯЩИХ

Уважаемые посетители сайта! Внимательно изучайте содержание рубрик. Для Вас в каждой рубрике содержится полезная информация: как оформить электронное обращение, как получить архивную справку, документы, выдаваемые органами загса, как согласовать наименование юридических лиц и т.д.

Опрос
Устраивает ли Вас объем доступной юридической информации?
Да
Нет

СТБ 1221-2000

 

 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИБЕЛАРУСЬ

_____________________________________________________________

ДОКУМЕНТЫ ЭЛЕКТРОННЫЕ

Правила выполнения, обращения и хранения

ДАКУМЕНТЫ ЭЛЕКТРОННЫЯ

Правiлы выканання, абарачэння i захавання

 

Издание официальное

  

 

Госстандарт

Минск

 

 

УДК681.327.12:651.5:006.354 (476)П85

Ключевые слова: документы электронные, документы электронныеофициальные, жизненный цикл, идентификация, архив, хранение, документы сопроводительные

МКС 35.240.01

 


Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Государственным научно-производственным предприятием «Агат-Систем» (ГНПП «Агат-Систем»), Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) и Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации (БелНИЦЭД)

ВНЕСЕН Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь

2 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН ВДЕЙСТВИЕ постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 22 мая 2000 г. № 14

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

 

Настоящий стандарт не может быть тиражирован и распространен без разрешения Госстандарта Республики Беларусь

 

Издан на русском языке

 

Содержание

 

1 Область применения………………………………………………………………..1

2 Нормативные ссылки……………………………………………………………….1

3 Определения………………………………………………………………………….2

4 Общие требования…………………………………………………………………4

5 Планирование жизненного цикла…………………………………………………5

6 Идентификация электронных документов……………………………………….6

7 Удостоверение подлинности электронных документов…………………………7

8 Защита электронных документов…………………………………………………..7

9 Порядок внесения изменений………………………………………………………8

10 Учет и хранение электронных документов в ведомственном архиве……… 8

11 Передача электронных документов в государственный архив………………9

Приложение А Библиография ………………………………………………………11

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

_____________________________________________________________________

ДОКУМЕНТЫ ЭЛЕКТРОННЫЕ

Правила выполнения, обращения и хранения

ДАКУМЕНТЫ ЭЛЕКТРОННЫЯ

Правiлы выканання, абарачэння i захавання

ELECTRONIC RECORDS

Regulations of Implementation, Use and Preservation

Дата введения 2000-09-01

 

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на официальные документы, выполняемые на машинных носителях, в том числе создаваемые в соответствии с требованиями к конструкторской, программной, технологической и другой проектной документации или в соответствии с требованиями унифицированных систем документации (УСД).

Стандарт устанавливает требования к порядку создания,обращения и архивного хранения официальных электронных документов (далее - ЭД), независимых от конкретных способов обмена и обработки информации.

Стандарт применяется совместно с ГОСТ 28388 в части документов на магнитных носителях, структура которых определяется ГОСТ 25752, ГОСТ 28104 и

ГОСТ 28081.

 

 

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы (НД):

СТБ 6.10.1-95 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения

СТБ 982-94 Информационная технология. Термины и определения

 

 


Издание официальное

СТБ1176.1–99 Информационная технология. Защита информации. Функция хэширования

СТБ1176.2–99 Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи

ГОСТ 2.503-90 ЕСКД Правила внесения изменений

ГОСТ 12.1.004-91 ССБТПожарная безопасность. Общие требования

ГОСТ 19.603-78 ЕСПД Общие правила внесения изменений

ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ 25752-83 Машины вычислительные и системы обработки данных. Ленты магнитные шириной 12,7 мм с записью. Структура и разметка файлов

ГОСТ 28081-89 Системы обработки информации. Диски магнитные гибкие с записью для обмена информацией. Структура и разметка файлов

ГОСТ 28104-89 (ИСО 4341-78) Системы обработки информации. Ленты магнитные шириной 3,81 мм с записью. Структура и разметка файлов

ГОСТ 28388-89 Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения

3. Определения

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:

Архив - по ГОСТ 16487.

Архивный фонд –совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой.*

Ведомственный архив – по ГОСТ 16487.

Ведомственное хранение документов – по ГОСТ 16487.

Государственный архив – поГОСТ 16487.

Государственное хранение документов – по ГОСТ 16487.

Документирование – по ГОСТ 16487.

Документ – структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами.

Жизненный цикл электронного документа - стадии создания, обращения, архивного хранения и/или утилизации электронного документа.

Идентификация – определение объекта в ряду подобных с помощью уникальных имен и реквизитов.

 

 

*Определение термина дано в соответствии с [1].

Информационная система – по СТБ 982.

Информационная технология; технология информационного процесса– по СТБ 982.

Информационно-поисковая характеристика – совокупность реквизитов, позволяющих идентифицировать, учитыватьи использовать электронный документ на стадии архивного хранения.

Информация – по СТБ 982.

Карточка открытого ключа проверки подписи – документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки электронной цифровой подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.

Контрольная характеристика электронного документа –значение хэш функции, вырабатываемое средствами хэширования в соответствии с СТБ1176.1 и предназначенное для подтверждения целостности электронного документа.

Примечание -Целостность электронного документа означает, что в него не были внесены несанкционированные изменения и он не был искажен в результате повреждений машинных носителей и сбоев программно-технических средств при обработке электронного документа или передаче его по каналам связи.

Личный ключ подписи – набор символов, принадлежащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.*

Материальный носитель информации – по СТБ 982.

Машинный носитель информации (машинный носитель) – материальный носитель, предназначенный для записи и воспроизведения информации средствами вычислительной техники, а также сопрягаемыми с ними устройствами.

Опись документов – по ГОСТ 16487.

Открытый ключ проверки электронной цифровой подписи - число, используемое при проверке электронной цифровой подписи и определяемое в соответствии с СТБ 1176.2.

Официальный документ – по ГОСТ 16487.

Программные средства (информационной технологии) – по СТБ 982.

Сменный машинный носитель информации (сменный машинный носитель) –- машинный носитель информации, который можно хранить отдельно от технических устройств чтения/записи информации, заменять на другой носитель того же типа, использовать в разных информационных системах.

 

 

*Определение термина дано в соответствии с [2].

 

Средства электронной цифровой подписи – программные или программно-технические средства, которые обеспечивают выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеют сертификат соответствия, выданный в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.

Средства хэширования – программные или программно-технические средства, которые обеспечивают расчет значения контрольной характеристики электронного документа и имеют сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.

Технические средства (информационной технологии) – по СТБ 982.

Файл – идентифицированная совокупность информации на машинном носителе,поддерживаемая операционной системой, в среде которой осуществляется создание файла и/или обеспечивается доступ к нему.

Формат файла – способ организации элементов информации (битов, байтов) в файле.

Удостоверяющий лист – документ, предназначенный для подтверждения подлинности одного или нескольких электронных документов.

Унифицированная система документации – по СТБ 6.10.1.

Электронный документ – документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена ЭЦП или УД.

Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и ассоциированный со специальной (особенной) частью документа, который обеспечивает однозначную идентификацию создателя и неоспоримость происхождения содержательной (общей) части документа.

Экспертиза ценности электронных документов – определение ценности электронных документов в целях отбора их для хранения и установления сроков их хранения.

4. Общие требования

4.1 При проектировании или внедрении информационных систем, в среде которых происходит создание и/или обращение ЭД, должно осуществляться планирование жизненного цикла ЭД.

4.2 ЭД на протяжении всего жизненного цикла должны иметь реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

4.3 Подлинность ЭД должна быть удостоверена.

4.4 ЭД должны быть защищены от несанкционированного доступа к информации,случайного или преднамеренного разрушения или искажения.

4.5 ЭД,созданные в соответствии с требованиями к конструкторской, програм-мной, технологической и другой проектной документации или в соответствии с требованиями УСД, должны быть оформлены согласно действующим НД на эти виды документов.

4.6 ЭД, вышедшие из обращения, должны храниться в ведомственном архиве или в подразделении, выполняющем функции ведомственного архива.

Для отбора ЭД на архивное хранение должна проводиться экспертиза ценности. Порядок проведения экспертизы ценности регламентируется нормативными и методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

По истечении срока хранения в ведомственном архиве ЭД с временным сроком хранения уничтожаются, ЭД с постоянным сроком хранения передаются на государственное хранение. Срок хранения ЭД в ведомственном архиве определяется законодательными актами Республики Беларусь.

5. Планирование жизненного цикла

5.1 Планирование жизненного цикла ЭД предусматривает определение требований к ЭД, при соблюдении которых они будут доступны и воспроизводимы на всех стадиях жизненного цикла.

5.2 Планирование осуществляется на основании перечня типовыхЭД, образующихся в процессе деятельности организации. Перечень должен быть согласован с государственным органом по архивам и делопроизводству Республики Беларусьи утвержден вышестоящим органом государственного управления.

5.3 В процессе планирования должны принимать участие:

-специалисты по проектированию или внедрению информационных систем, в среде которых происходит создание и/или обращение ЭД;

-специалисты службы нормо контроля и специалисты, ответственные захранение ЭД в организации;

-специалисты государственного органа по архивам и делопроизводству или уполномоченной им организации.

5.4 Процесс планирования включает:

-установление порядка согласования, утверждения и регистрации каждого вида ЭД, включая выработку электронной цифровой подписи (ЭЦП);

-классификацию ЭД в соответствии с перечнем типовых ЭД и определение сроков их хранения;

-предварительную экспертизу ценности ЭД по видам документов в соответствии с классификацией и составление перечня ЭД с постоянным сроком хранения;

-выработку требований по защите ЭД и определение порядка доступа к ним (в соответствии со сроками хранения);

-определение порядка резервного копирования и хранения резервных копий ЭД;

-установление порядка хранения, внесения изменений и тиражирования ЭД, а также уничтожения ЭД, не подлежащих постоянному хранению;

-определение процедур передачи ЭД на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласование форматов данных ЭД и дополнительных реквизитов информационно-поисковых характеристик (ИПХ);

-определение порядка ведомственного хранения ЭД с различными сроками хранения;

-определение порядка передачи ЭД на государственное хранение.

6. Идентификация электронных документов

6.1 Для идентификации ЭД должны использоваться следующие обязательные реквизиты:

-обозначение и наименование документа;

-даты создания, утверждения и последнего изменения;

-сведения о создателях;

-сведения о защите ЭД;

-сведения о средствах ЭЦП или средствах хэширования, необходимых для проверки ЭЦП или контрольной характеристики данного ЭД ;

-сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения ЭД;

-сведения о составе ЭД.

Примечание -Под датой создания ЭД понимается дата записи на машинный носитель окончательной версии ЭД. Под датой изменения ЭД понимается дата записи на машинный носитель измененной части ЭД.

6.2 Обозначения ЭД присваиваются организацией-разработчиком.

ЭД, созданным в соответствии с требованиями к конструкторской, программной, технологической и другой проектной документации, обозначения должны присваиваться согласно требованиям соответствующих НД на эти виды документов.

ЭД, созданным в соответствии с требованиями УСД, обозначения должны присваиваться в соответствии с классификацией, принятой в общегосударственном классификаторе управленческой документации.

6.3 Для идентификации сменного машинного носителя с записанными ЭД должна использоваться этикетка. Этикетка должна содержать обязательные сведения: имя владельца, идентификатор и номер сменного машинного носителя,даты записи на данный носитель. Этикетка может содержать дополнительные сведения: наименования ЭД, идентификатор головного или справочного файла и др. Форма и размеры этикетки определяются типом машинного носителя.

 

7. Удостоверение подлинности электронных документов

 

7.1 Удостоверение подлинности ЭД осуществляется посредством ЭЦП или удостоверяющего листа (УД).

7.2 Для удостоверения подлинности ЭД посредством ЭЦП применяют процедуры выработки и проверки ЭЦП. Лицо, создавшее ЭД, удостоверяет их путем выработки ЭЦП поданным, составляющим ЭД, с применением личного ключа подписи. При проверке ЭЦП используется открытый ключ проверки подписи, принадлежащий лицу, удостоверившему ЭД.

7.3 УД выполняется на бумаге и должен содержать:

-обозначение ЭД;

-даты создания,утверждения ЭД и последнего его изменения;

-контрольные характеристики ЭД или их частей;

-подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование,утверждение, нормоконтроль ЭД, и печать.

7.4 На стадии обращения функции УД может выполнять бумажная копия ЭД, заверенная лицами, ответственными за разработку, изготовление, согласование и утверждение ЭД, и печатью.

8. Защита электронных документов

8.1 Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки ЭД, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию собственники, владельцы и пользователи ЭД должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по защите ЭД.

8.2 Объектами защиты наряду с ЭД являются их обязательные реквизиты и ЭЦП.

8.3 Средства защиты ЭД должны быть сертифицированы на соответствие требованиям по защите информации уполномоченными на это органами Национальной системы сертификации Республики Беларусь.


9. Порядок внесения изменений

9.1 Изменения могут вноситься в Э Дтолько на стадиях создания и обращения.

9.2 Изменения в ЭД, созданные в соответствии с требованиями к конструкторской, программной, технологической и другой проектной документации или в соответствии с требованиями УСД, вносятся согласно НД на эти виды документов.

9.3 Изменение ЭД можно осуществлять путем замены документа или его части.

9.4 При замене ЭД в целом изменяемые ЭД аннулируют.

9.5 При любых изменениях ЭД, заверенных ЭЦП, изменяемые ЭД аннулируют.

9.6 При изменениях частей ЭД, заверенных УД, должен составляться новый УД. Прежний УД при этом должен сохраняться.

9.7 Все изменения ЭД подлежат учету и регистрации согласно ГОСТ 2.503, ГОСТ19.603.

9.8 Изменения в ЭД вносятся подразделениями организаций, отвечающими за разработку или сопровождение информационных систем, в среде которых осуществляется создание ЭД.

10. Учет и хранение электронных документов в ведомственном архиве

10.1 Порядок учета, хранения, уничтожения ЭД и утилизации машинных носителей определяется организацией, осуществляющей ведомственное хранение ЭД, и согласовывается с государственным органом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

10.2 Ведомственный архив должен хранить ЭД в специализированном хранилище или в специально выделенных помещениях, предназначенных для длительного хранения информации, записанной на машинных носителях. Регламентом работ ведомственного архива должно предусматриваться создание резервных копий ЭД, которые должны храниться отдельно (территориально) от ЭД, с которых были сделаны копии.

Ответственным за обеспечение сохранности ЭД должно быть лицо,назначаемое руководством организации.

10.3 Форматы хранения ЭД должны обеспечивать доступ к ЭД,их визуализацию, распространение и сохранение во времени. Для хранения ЭД с постоянным сроком хранения должны использоваться форматы файлов, согласованные с государственным архивом. В противном случае ЭД должны быть преобразованы в требуемый форматк моменту передачи в государственный архив.

 

10.4 В хранилище или специально выделенных помещениях должны соблюдаться требования пожарной безопасности, предусмотренные ГОСТ 12.1.004 и типовыми правилами пожарной безопасности для промышленных предприятий.

10.5 Основными параметрами, определяющими надежность хранения машинных носителей в ведомственном архиве, являются:

- загрязненность среды;

- температурные условия хранения;

- относительная влажность среды;

- воздействие электромагнитных полей;

- продолжительность хранения машинных носителей до перезаписи информации.

Допустимые значения параметров определяются НД на машинные носители.


11. Передача электронных документов в государственный архив

11.1 На государственное хранение передаются все виды ЭД,включенные в "Перечень ЭД с постоянным сроком хранения".

11.2 Передача ЭД на государственное хранение должна осуществляться специалистами ведомственного архива совместно спредставителями государственного архива на основании графика и согласно требованиям, разработанным государственным архивом.

11.3 В государственный архив принимаются ЭД, состоящие из одного или нескольких файлов, размещенных на машинныхносителях различных типов. Форматы файлов и типы машинных носителей должны соответствовать требованиям государственного архива и обеспечивать доступ к ЭД и их визуализацию. В отдельных случаях допускается прием ЭД вместе с программными средствами визуализации ЭД.

11.4 ЭД должны передаваться в государственный архив согласно описи с сопроводительными документами.

11.5 Сопроводительные документы должны описывать ЭД и подтверждать их подлинность.

11.5.1 Сопроводительные документы должны включать:

- карточку открытого ключа подписи или УД (при отсутствии ЭЦП);

-ведомость машинного носителя;

-ИПХ.

11.5.2 Ведомость машинного носителя должна содержать сведения о машинном носителе и составе файлов ЭД, записанных на машинном носителе.

11.5.3 ИПХ должна содержать:

 

-обозначение и наименование документа;

-даты создания, утверждения и последнего изменения;

-сведения о создателях;

-сведения о защите ЭД;

-сведения о средствах ЭЦП или средствах хэширования ЭД;

-сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения ЭД;

-сведения о файлах ЭД (имена, типы, форматы, контрольные характеристики).

11.6 Формы описи и сопроводительных документов, порядок их согласования и утверждения определяются нормативными и методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

11.7 ЭД, описи и сопроводительные документы должны передаваться в государственный архив с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме, подготовленном на бумажном носителе, приводятся перечень описей, ИПХ, машинных носителей, ведомостей машинных носителей и ссылка на УД.

11.8В государственном архиве должна производиться перезапись ЭД с машинных носителей организации на машинные носители архива.

11.9 При передаче ЭД в государственный архив должностные лица государственного архива должны осуществлять контроль комплектности и подлинности ЭД согласно сопроводительным документам. ЭД, не прошедшие контроль, должны возвращаться в ведомственный архив.

11.10 Порядок приема, учета и хранения ЭД в государственном архиве должен регламентироваться нормативными и методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

11.11 В государственном архиве должна обеспечиваться защита прав собственности на информацию.

Защита прав собственности и порядок доступа к архивной информации определяются законодательными актами Республики Беларусь,нормативными и методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

11.12 Для учета и идентификации ЭД в государственном архиве должен использоваться архивный шифр ЭД.

Архивный шифр ЭД является составным кодом, состоящим из номера архивного фонда,номера описи, порядкового но­мера ЭД в описи. Структура кода архивного шифра определяется нормативными и методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

Приложение А

(информационное)

Библиография

 

 

 

 

[1] Закон Республики Беларусь "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" – Минск, январь, 1999.

 

[2]Закон Республики Беларусь "Об электронном документе" – Минск, декабрь, 1999.

 

[3]Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение – Минск, 1997.

 

Ответственный редактор И.А.Воробей

 

Сдано в набор 18.07.2000Подписано в печать 03.08.2000Формат бумаги А4

 

Бумага офсетная.Гарнитура Таймс.Печать офсетная.

 

Усл.печ.л. 1,86Усл.кр.-отт. 1,86Уч.-изд.л. 0.97Тираж 33 экз.Заказ 106

 

 

БелГИСС, 220113, г.Минск, ул.Мележа, 3.Лицензия ЛВ № 231 от 04.03.98


Раздел: Архивное дело и делопроизводство » Нормативные правовые акты

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь.
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.
Вверх